De Universiteit Utrecht gaat naar S/4HANA. Maar dat gaat niet zomaar. Hoe zorg je voor een sterke roadmap? Hoe manage je het volledige proces? En welke keuzes maak je gedurende het traject? Leer van de UU.
Alles naar HANA: wereldwijd ging één organisatie de UU voor
Alle systemen omzetten naar HANA als database. Gedurfd. Bijzonder. En vooral ook ongekend. Slechts één bedrijf ging de Universiteit Utrecht wereldwijd voor. Maar waarom zou je dit doen? Welke keuzes maak je hierin? Wat ging er goed? Wat ging er minder goed. En vooral ook belangrijk: wat levert het nou op? Wij hielpen mee. En bouwden samen met de UU een case. Omdat we het graag delen. Lees mee.
Vertrekpunt: aanbesteding hosting
Er werd al langer met het idee gespeeld om ‘iets’ met HANA te gaan doen. Het momentum om daadwerkelijk knopen door te hakken was voorafgaand aan de aanbesteding van de hosting.
Simplify IT
Alles op één platform. Simplificeren. Dat was de uitkomst van alle architectuursessies die we organiseerden. Samen met de projectmanager van de UU en haar hostingpartner. Normaal kiezen ondernemingen om hun main platform ECC op HANA te zetten. Maar hier niet. Hier kozen we ervoor om alles op HANA te zetten. Solution Manager, ECC, SRM, Portal, Fiori maar ook OpenText. Voor de laatste was wel een upgrade noodzakelijk. Hiermee werd de UU de tweede organisatie ter wereld die alle applicatieve SAP omgevingen inclusief OpenText heeft omgezet en met succes
Belangrijke building blocks
Je zet niet zomaar alles op één platform. Enkele belangrijke zaken die we gedurende het traject neer hebben moeten zetten:
- Alle systemen vooraf upgraden om HANA compliant te maken
- Checken en modificeren van ABAP code
- Externe invulling van de interne projectleiding
- De juiste mensen op de juiste (sleutel)plekken
Hoe vliegen we de zaken gezamenlijk aan? Hoe voeren we changes door in de systemen en welke projecten laten we wel en niet toe gezien de kans op verstoringen?
De resultaten
Met deze stap is de Universiteit Utrecht naar een totale HANA based omgeving gegaan. De voordelen?
- State-of-the-art tools en een nieuwe Fiori interface voor inkoop
- Klaar voor S/4HANA
- Helderheid voor beheer
- Minder onderhoud (en minder kosten)
Benieuwd welke rol wij hierbij hebben gespeeld? Lees het hieronder in een interview met Marielle Tonk!
Marielle Tonk is afdelingshoofd Information and Technology Services bij de Universiteit Utrecht. Hier geeft zij antwoord op een aantal belangrijke vragen.
Welke overwegingen speelden voor de UU om naar HANA te gaan ?
Vanwege het opnieuw aanbesteden van het Technisch Applicatie beheer, hebben we dit destijds meteen aangegrepen om de nieuwe SAP database (HANA) uit te vragen als onderdeel van de aanbesteding bij de nieuw te kiezen hostingpartij. We hadden in onze roadmap al een aantal ontwikkelingen staan, waarbij HANA een logische eerste stap in de richting van onze roadmap voor de toekomst was.
Wat waren de drijfveren voor jullie om dit mede met Partners in Technology te doen ?
Gezien de impact die het had op de bestaande (backend) systemen, waren wij op zoek naar een (technisch) projectleider die in staat was de nieuwe hostingspartij te volgen en daar waar nodig bij te sturen. Ook zaken als hoe om te gaan met wijzigingen in architectuur bijvoorbeeld. Maar ook op het vlak van technisch beheer, zochten wij iemand die hier voldoende zicht op kon houden, wat voor ons wel/niet wenselijk was. Senior IT Architect Rob Imhoff, was op dat moment bezig met een vergelijkbaar HANA traject bij een andere klant. Hiermee beschikte hij dus over kennis en ervaring en dat was voor ons belangrijk. Partners in Technology is vanwege de samenwerking op het gebied van het beheer van SAP Solution Manager en daar waar ondersteuning nodig is op het gebied van ABAP een betrouwbare partner voor de UU. Hun kennis van ons landschap was en is een groot voordeel.
Wat zijn jouw belangrijkste conclusies van dit project?
De HANA implementatie op zichzelf is vlot verlopen. Aan beide kanten, zowel door de ‘nieuwe’ hostingpartij als ook door de projectleiding aan de UU kant, werd er strak gemanaged op deadlines. Het feit dat wij ook een technisch projectleider aan onze kant hadden heeft er toe geleid dat er snel geschakeld kon worden als er issues waren. Maar de uitrol van de nieuwe DB (HANA) is zonder noemenswaardige issues verlopen. We zijn blij met het resultaat!
